スッと頭に入る文書を書くコツを知って評価を高めてください。
仕事ができない人の文書には、特長があります。
“スッと頭に入ってきません！”
“じっくり読まなければ頭に入ってきません！”
ビジネスでは、じっくり読まなければ頭に入ってこない文書は、致命的です！
ビジネス文書は、小説や学術書ではありません。
忙しいビジネスシーンでは、スッと頭に入ってくることが必要です。
テクニカルライティングにも当てはまる部分もあります。
スッと頭に入ってこない理由1
文章が長いことです。
長い文章は、係と受けが複雑になり、誤解を招きやすくなります。
かなり国語力が高くないと書けません。
読む方も理解するのに時間がかかります。
・1文の長さ
１文の長さは、40～50文字以内で書いてください。
短い文章は誤解を招きません。
そして、１つの段落は5文までにしてください。
・主語と述語を対応
主語と述語を対応させてください。
「、」で文をつなげると、
主語と述語が対応しないミスを犯しやすくなります。
DHAが多く採れる魚は、
イワシやサバなどの青魚、
青魚以外ではマグロのトロや目の裏の部分にも含まれています。
どこがおかしいかわかりますね。
DHAが多く採れる魚は、、、、、、、、、、、含まれています。
主語と述語が対応していません。
・一文一義
一文一義で書いてください。
1つの文には1つの内容で書くとすっきりし、正しく伝わります。
週末に予定されいるイベントについてですが、もし雨天の場合は中止になりますので、その際には当日の午前9時までにメールでお知らせします。
一文一義で書くと、
週末に予定されているイベントのお知らせです。
雨天の場合は中止となります。
イベント当日の午前９時までメールで連絡します。
・箇条書きの使い過ぎに注意
箇条書きの使い過ぎに注意してください。
箇条書きには、文書を短くする効果があります。
しかし、並列の情報以外に箇条書きを使わないでください。
・製品Aの売り上げが減少している
・前年と比べて50％も落ち込んでいる
・他社の新製品が発売された
・他社製品の価格が安い
・他社製品の宣伝広告が多い
これらは、並列な情報ではありません。
正しくは、
製品Aの売上が、前年と比べて50％も落ち込んでいます。
その理由は以下です。
・他社の新製品が発売された
・他社製品の価格が安い
・他社製品の宣伝広告が多い
・文字壁は最悪
（読む気になれない！）
最悪なのは、用紙に文字がびっしり埋まっている文書です。
見ただけで読む気が失せます。
文字の壁は読む気を遮る壁です。
高学歴で教養のある人が、やってしまいがちです。
これが上司だったりすると読まざるを得ません。迷惑な話です。（汗）
スッと頭に入ってこない理由2
接続詞「が」を使っていることです。
「が」には、順接と逆説の意味があります。
逆説：本日は小雨ですが、予定通り運動会を行います。
順接：運動会が行われましたが、そこで私は開会の宣言をしました。
接続詞「が」は使用しない方がよいと思います。
今年は景気がよくありませんでしたが、売上は目標を達成しました。
「が」を使用せずに、
今年は景気がよくありませんでした。
しかし、売上は目標を達成しました。
今年は景気がよくなかったものの、売上は目標を達成しました。
スッと頭に入ってこない理由3
見出しがないことです。
本を読むとき、目次を見ると何が書かれているか、
どんな流れで書かれているかわかります。
見出しは情報を伝えるときに必須です。
相手に何をして欲しいのかを一目でわかってもらえるように、
【相談】【連絡】【依頼】【御礼】などを
文書の目的をタイトルに書くことはお薦めです。
【連絡】営業会議の開催日時
【依頼】営業報告書の提出期限
“営業会議について”という書き方をよく見ます。
これは具体的ではないので注意してください。
スッと頭に入ってこない理由4
普通の言葉（口語）で書かれていないことです。
✖いかにして 〇どのようにして
✖少なからず 〇とても
✖かつては 〇以前は
✖故に 〇だから
✖を有する 〇持っている
お役所言葉は使わないでください。
可及的に速やか、善処する、鋭意努力する、、、、
あいまいです。
誰が、いつ、どうするのかを具体的に書いてください。
スッと頭に入ってこない文書、
それは貴方の評価を下げます！
