時間に振り回される人の特長を紹介します。
テクニカルライティングだけではなく、仕事には期限があります。
時間は誰にでも病棟に１日２４時間ですが、２つのタイプの人がいます。
- うまく時間を管理できている人
- いつも時間に振り回されている人
テクニカルライティングという仕事は納期が厳しく時間に追われがちです。
だからこそ、時間管理が大切です。
時間に振り回されてる人の一般的な特徴
いつも時間に余裕を持っていない
何をするにも時間ギリギリの人がいます。
出社時間もギリギリ、お客様を訪問するのもギリギリです。
納期もギリギリ、いつも余裕がなく慌ててミスをします。
周りもハラハラです。
何事にも余裕を持つことを癖にしてください。
ちょっとの計画ができない
仕事を始める前に少しでよいので計画する時間を取らない人がいます。
仕事の流れをイメージしてください。
忙しくてそれどころじゃないと言わずに、
忙しいからこそ、ちょっと振り返ってください。
5分、10分でよいのです。
大切だが緊急でない仕事に着目できない
緊急な仕事は誰でも先に取り掛かります。
大切であろうがなかろうが、緊急な仕事はやるしかありません。
大切だけれど緊急でない仕事を後回しにすると、いずれ緊急な仕事になります。
そして、振り回されてします。
大切だけれど緊急でない仕事こそ、リストアップして急いでください。
雑務に逃げ込む
やらなければならない仕事があるのに、雑務に逃げ込む人がいます。
雑務は、次から次へと襲ってくるもです。
時間を決めて、まとめて処理するなどの工夫をしてください。
できなかったときの言い訳を無意識に考えているだけではないですか？
忙しいが口癖
忙しいと口で言っている人がいます。
そんな人ほど成果が上がっていません。
ただ、やらなくていいことに振り回されているだけです。
何かしていなければ不安なので、雑務に逃げ込んでいるのです。
本当は忙しくないのです。
そんな人は、やらなくてよいリストを作ってください。
- 今やらなくてよい仕事は？
- 誰かにやってもらえる仕事は？
- そして自分がやらなければならない仕事を整理してください。
びっちり予定を埋める
まったく余裕を持たせず、びっちり予定を埋める人がいます。
仕事は予期していないことが起きるものです。
- 予定していなった取引先からの電話
- 上司や同僚との打ち合わせ
- 不意の来客
思わぬことが起きるのが仕事です。
計画は持ち時間の60％にしてください。
毎日にようにスケジュールの組み換え、時間の無駄です。
（ビッシリ）
苦手なものを後回しにする
苦手な仕事を後回しにする人がいます。
苦手な仕事ほど、計画通りにゆきません。
時間がなくなり、時間に追われる結果になります。
整理整頓目ができない
雑然とした机、本人は忙しい人を気取っています。
目の前に余計なものがあると集中できません。
一度に1つのことをすることが大事です。
必要な物を必要なときに、すぐに取り出せるようにしてください。
今、不要なものは片付けることです。
テクニカルライターが注意する2つのこと
2つの作業を同時にしない
さあ、原稿作成というときに、
下書きを書かずにいきなりパソコンに向かう人がいます。
いきなりパソコンに向かう人の中には、
「手で下書きを書くより、効率的です」という人がいました。
そんなライターの原稿は、コピペをしたときの修正ミス、変換ミス、
意味が分かりにくい文章が目立つものです。
2つの作業を同時に行っているのです。
・情報の内容を考える（全体構成・文章情報）
・パソコンを操作する
人並み以上に優れた人であれば出来るかもしれません。
しかし、普通の人にはできません。どちらかが疎かになります。
手で下書きを作る
手書きでラフにでも下書きを作ってください。
情報を整理整頓することがの目的です。
自分が読めるレベルの殴り書きで構いません。
100ページであれば、100ページ作成します。
注意しなければならないこと、重要なこと、不明なこと、
そして、参考にする情報源などは、赤ペンで記載しておきます。
これによって、全体の情報がまとまります。
残りの必要な時間もかなり正確に把握できます。
それに合わせて予定を組めば慌てなくて済みます。
パソコンに向かったときは、頭の中にも紙にも情報がまとまっています。
下書き原稿を清書するレベルの仕事になるので、情報の再確認もできます。
操作ミスも減ります。
下書きが完成した時点で70％の仕事（時間ではなく中身・質）が終わっています。
急がば回れ！
手で書くの意味もを理解してください。
人は、考えることで、右脳を使います。
書くことで、左脳をを使います。
手を動かすことで、触覚を使います。
見ることで、視覚を使います。
手で書くことは、情報をまとめるために大きな効果があります。
Wordが正しく使えないライターは悲劇です。
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