上手く話せない悩みを解消！｜できるライターなら大丈夫、できないライターはヤバイ！

テクニカルライティングに携わっていながら、説明や話すことが下手な人がいます。
折角、短く書く、一文一義など書くときはできるのに、、、、

職場で上司や同僚に、言われたことがある人は参考にしてください。

「結局、何が言いたいの」「要点は何なの」「話が長い」、、、

自分では正しく伝えているつもりなのに、なぜわかってくれないのだろう（涙）。
悲しいやら腹立たしいやら、何とも言えない気持ちになります。

"話す"も"書く"と同じです。
相手に情報を正しく伝えることが必要不可欠です。

その理由は5つです。

書くことができる人であれば誰でもできます。

その1　一文が長い

一文が長い説明は、聞いている方も理解しずらくなります。

週末に予定されいる出張についてですが、台風が近づいてきていることもあり、もし交通機関に影響がでた場合は、来週に延期せざるを得ないと思いますので、その際には前日の午後３時までにメールで関係者に連絡しようと思いますが、よろしいでしょうか。

これでは伝わりません！

「週末に予定されいる出張についてです。」
「台風の接近で交通機関に影響がでた場合は、来週に延期したいと思います。」
「その際には、前日の午後３時までにメールで関係者に連絡を考えています。」
「この対応でよろしいでしょうか。」

短い文+短い文で説明してください。これが一番のコツ！

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（長い文書と同じで聞く方はわかりません）

その2　最初に目的を言っていない

最初に目的を話すと更に伝わります。
最初に相談なのか、連絡なのか、報告なのかを加えてください。

「週末に予定されいる出張についての相談があります」
「台風の接近で交通機関に影響がでた場合は、来週に延期したいと思います」
「その際には、前日の午後３時までにメールで関係者に連絡を考えています」
「この対応でよろしいでしょうか」
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「週末に予定されいる出張についての報告があります」
「台風の接近で交通機関に影響がでた場合は、来週に延期することになりました」
「その際には、前日の午後３時までにメールで関係者に連絡をします」
「よろしくお願いします」

その3　事実を伝えていない

最初に客観的な事実を話してください。
自分の意見や感情が混在していると事実が正確に伝わりません。

営業スタッフに訪問結果を聞いたときです。

当社の提案を説明した所、提案内容にもご満足いただけたと思うのですが、
価格的に高いので、厳しいと思っているようでした。

これでは伝わりません！

これは、営業スタッフの意見です。
なぜ満足いただけたのか、なぜ価格的に厳しいと思っているのかわかりません。

＜事実は＞
60分間の時間をいただき説明しました。
提案内容は他社よりも〇〇の点が優れていると言われました。
しかし、他社の提示した価格と比べ高いと言われました。

厳しいとは言っていません。
営業スタッフが厳しいと思っているのです。
今後のアプローチ次第では、成約に持ち込むことができ可能性があります。

事実を正確に伝えることはむずかしくありません。
ありのままに伝えればよいだけです。
自分の意見や感想は、事実を伝えた後で話してください。

その4　結論から話していない

物語のように話さず、結論から話してください。

営業スタッフに訪問結果を聞いたときです。

それが相手の方がお忙しくて、何度も頑張ってアプローチしたのですが、中々アポイント取れませんでした。
何度も頑張って連絡すると、こちらの誠意が伝わったのか、ようやくアポイントが取れ、〇月〇日に訪問しました。
残念なことに短い時間しかいただけなくて、それでも何とかお伝えしようと思い一生懸命説明しましたが時間が不足してしまい、再訪問して説明することになりました。
私としてはある程度はご理解ただいたと思うのですが、再訪問時にはどのように説明すべきなのかを検討しています。

これでは伝わりません！

〇月〇日に訪問しました。
しかし、15分と短い時間でしたので、来週、再訪問となりました。
〇〇までを説明しました。
興味を持っていただけ〇月〇日に再訪問します。
そこで、再訪問でのアプローチ方法をご相談させてください。

これで良いのです。

上司は確認します。
「なぜ、そんな短い時間だったのか？」
「君の感触はどうですか？」
それに応えればよいのです。

その5　むずかしい言い回し、あいまいな表現をしている

中学生でも話せる言葉を使ってください。
無理にむずかしい言い回しをしないことです。
そして、あいまいな言い方は厳禁です。

✖いかにして　〇どうやって
✖かつては　　〇以前は
✖故に　　　　〇だから

可及的に速やかに、出来るだけ早急に
これでは伝わりません！具体的にいつまでですか？

善処する、鋭意努力する、前向きに検討したい、誠心誠意
これでは伝わりません！具体的に何をどうするのですか？

書くときと同じように意識すればできます！
注意：書けない人は勉強し直しです！