文書作成ソフトWord、知らないと大きな損をすることを知ってください

文書作成ソフトWord、知らないと大きな損をすることを知ってください。

この記事は、テクニカルライティングに関係している方が読まれていると思います。
DTPソフト（FM、Indesign）やワードに詳しい方も多いと思います。
理解して実践している方には釈迦に説法です。
この記事は、読む価値はありません。

論文・レポート作成に使うWord　2019活用法 スタイル活用テクニックと数式ツールの使い方 （先輩が教える） [ 相澤裕介 ]

（この本、良かったです）

1.　こんなWordの使い方は要注意

テクニカルライターだけでなく、多くの方がWordを使いこなせていません。

下記のケースをよく見ます。

• 文字入力や文章の体裁を整えることができる
• 図や写真を入れたりできる
  だから、ワードが使えると思っています。

下記が当てはまるようであれば、この記事を読んでください。

• スペース、リターン、スペースで位置を合わせている
• 毎回ルーラーを操作している
• tabではなくスペースを使っている
• 文字を修正すると、以降の文章がずれてしまったことがある
• 文字を消すと図が消えてしまってことがある
• ハードリターンとソフトターンの区別がつかない
• スタイル（段落書式）を使ったことがない
• 目次を手作業で作っている
• スペース表示/非表示の切り替えを知らない
• セクション区切りを知らない
• 文字フォントなど見栄えをその都度考えている

出来るようで出来ていない、、、

2.　多くの人が使うワード

テクニカルライティングだけでなく、総務・経理・営業・設計など、
どの仕事でもワードを使って文章を作成する機会が多くあります。

でも多くの人が、文章が打てるだけで満足してしまっています。
これはとても勿体ないと思います。

3.　ワードを知る効果 

勉強する時間がもったいない、、、、
7つの習慣のキコリの話を思い出してください。

森の中で一所懸命にノコギリをひいているキコリがいます。
旅　人：「何をしているんですか？」
キコリ：「見ればわかるだろう、この木を倒そうとしているんだ」と、
旅　人：「いつからやっているんですか？」
キコリ：「もう５時間だ。くたくたさ。大変だよ」
旅　人：「少し休んで、そのノコギリの刃を研いだらどうですか？
　　　　　そうすれば、仕事がもっと早く片付くと思いますよ」
キコリ：「刃を研いでいる暇なんてないさ。切るだけで精一杯だ」

結果が出る努力をしてください。

もし、この文章作成時間が減らせば、どれだけ効率がアップするでしょうか。

経験では、2時間が１時間以下になりました。

１か月では１時間×20日＝20時間

年間では20時間×12か月＝240時間

体裁を気にしなくても良い文章ばかりではありません。
提案書、計画書、企画書などは、体裁にも気を配る必要があります。

構成や文章を考えながら、レイアウトに四苦八苦、これでは、効率は上がりません。

テクニカルライターは、文章を作成する機会が多く、大きな効果があります。

文章作成の効率化は、貴方を飛躍的に変える、、、

4 .　効率的なワードの使い方

効率的なワードの使い方を簡単に説明します。
詳細は、書籍などで調べてください。 

用途によって幾つかのスタイルを設定したテンプレートを用意しておきます。

文字を入力した後、スタイルをクリックするだけです。
・文字の位置が変わります。
・文の頭も揃います。
・フォントや文字サイズが変わります。

とても簡単にレイアウトができ上がります。

ストレスが少なく、体裁の良いドキュメントを短時間に作成できます。

テクニカルライターの方であれば、
原稿作成段階で関係者に確認してもらえるレベルに仕上がります。
最終のDTP工程を待つことがなく効率的です。

5 .　おわりに

ワードのすべての機能を習得するのはたいへんですが、
質の良い文章を早く作成するには、一部の機能を知れば十分です。

今回はワードについて書きましたが、エクセル、パワーポイントでも同様です。

たかが文章作成ですが、
貴方のビジネス全般を大きく変える可能性があります。