短期間で上達できるテクニカルライティング

コツを知れば短期間で上達します

【体験談】絶対にエクセルでなくワードを学ぶべき!

PCスキル向上を目指す人がたくさんいます。
その中でも、エクセルの人気が高いようです。

確かにデータ集計などでは目に見える効果を感じます。
関数やマクロを知っていると短時間で資料作成できます。
短時間でデータ処理、グラフ作成ができると、PCスキルが上がったと感じます。

エクセルって本当にビジネス力を高める?

エクセルのスキルアップがどこまでビジネス力を高めるか?
私の経験では???です。

20年、30年前であれば大きな評価につながったと思います。
しかし、今は様々なアプリケーションが簡単に安価に手に入ります。
各企業でも専用のソフトを作っています。
だから活躍の場は、意外に少ないのですね。

(中途半端なスキルは、、、)

Aさんはエクセルが得意とって言っていました。
しかし、面倒な処理になると関数やマクロ作成に時間がかかります。
他部署のプログラミングのプロが言います。
「中途半端なスキルで作成したエクセルでは効率が悪い、
 時間の無駄だからこちらでアプリを作ります。」
その通りなんですね。

また本当に得意な人に作っもらえばいいだけです。
毎度毎度、違ったパターンのデータ処理をすること稀です。
だから最低限の関数とマクロの基本をしていれば十分、これが私の経験での結論です。

それよりも文章作成ソフトのワード(Word)!

誰でもが使えるつもりになっている文章作成ソフトです。
文章作成は、地味です(笑)、、、
でも、このワードを上手く使えるかどうかは、
エクセルよりもはるかにビジネス力に影響します。

(ビジネスでは多くのドキュメントを作ります)

ワードは使い勝手の良い優れたソフトです。
だから、誰もが、それなりに使えます。
だから、多くの人がワードを使いこなせていません。
たかがワードと軽く見ている人もいます。
文字を入力できる、体裁を整えることができる、
だから本人はワードが使えると思っています。

便利な機能がたくさんあるのに、知らずに多くの時間を使っています。
ワードの本を隅から隅まで読んだことがある人は、少ないです。
読んだことがない人も多くいます。

面倒な無駄なことをしている自覚がありません。
今のやり方に疑問を感じません。

ワードを学ぶ効果は大きい

どの仕事でも、ワードを使って文章を作成する機会が多くあります。
この文章作成時間を減らせば、どれだけ効率がアップしますか?

私の経験では、2時間が1時間になりました。半分です!
1か月では、1時間×20日=20時間
1年間では、20時間×12か月=240時間
時間だけでなく質も上がりました!

体裁もクリックするだけで、簡単に整えることができます。
質の高いドキュメントは、仕事の評価を高めます。
全ての機能を知らなくても、いくつかのコツを知るだけです。
知らないのは、とても勿体ない話です。

こんなワードの使い方をしている人はチャンスです!

  •  文字フォントやサイズをその都度選んでいる。
  •  文の頭を揃えたりするときにスペース、リターンで位置を合わせている。
  •  毎回ルーラーを操作している。
  •  文章修正すると、文字がずれてしまうことがある。
  •  文字を消したら図が消えてしまったことはある。
  •  文字と図がずれてしまったことがある。
  •  図の位置調整は目視だけでやっている。
  •  図の位置がそろえるのに苦労している。
  •  用紙サイズが違う文書は別ファイルで作っている。
  •  目次を手作業で作っている。

構成や文章を考えながら、レイアウトにも四苦八苦、
効率も悪く、質の高いドキュメントを作れません。

実は、誰でもできる簡単なものの中に、一歩前へ出るチャンスがあります。

旅 人:「何をしているんですか?」
キコリ:「見ればわかるだろう、この木を倒そうとしているんだ」
旅 人:「いつからやっているんですか?」
キコリ:「もう5時間だ。くたくたさ。大変だよ」
旅 人:「少し休んで、そのノコギリの刃を研いだらどうですか?
     そうすれば、仕事がもっと早く片付くと思いますよ」
キコリ:「刃を研いでいる暇なんてないさ。切るだけで精一杯だ」
ワードを知ることは刃を研ぐことです。

  1. 書式スタイル
  2. タブとインデント
  3. セクション区切り
  4. アウトラインレベル
    この4つを知るだけで仕事が変わります。

     

    openup21.hatenadiary.jp

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